RPA-Kompendium: Finde die Transaktion

Kommt ein Mann in einen Baumarkt und will einen Bohrer kaufen. Der geschickte Verkäufer versteht sofort was der Mann will: Eigentlich will er keinen Bohrer haben, sondern er will Löcher bohren. So etwa geht die kleine Geschichte aus dem Marketing-Unterricht für Call-Center-Agents.

Wenn ein Fachbereich einen Roboter anfragt, dann will er eigentlich keinen Roboter (RPA, Robotics Process Automation), sondern er will seine Arbeit erledigt haben. Es interessiert ihn eigentlich nicht, ob und wann die RPA läuft, sondern dass seine Vorgänge erledigt werden. Damit wird die so genannte Transaktion zum zentralen Element von RPA.

Diese Transaktion ist in den meisten Fällen offensichtlich: Eine Rechnung prüfen, die Änderung eines Kundendatensatzes, die Aktualisierung einer Bankverbindung, die Stornierung einer Buchung. Manchmal ist auch gar nicht so klar, worin die Transaktion besteht, und der Business Analyst muss sich den Arbeitsablauf erst einmal genau anschauen, um darauf zu kommen.

Für eine Transaktion ist erforderlich, dass sie einen klaren Anfang und ein ebensolches Ende hat. Was dazwischen liegt ist dann der sogenannte Prozess, oft auch gerne als Click-Story bezeichnet. Die RPA wird dann später diesen Anfangspunkt ansteuern und quasi in einer Schleife alle Transaktionen nacheinander durchführen, in dem es sich die benötigten Daten nacheinander aus der Queue holt.

Idealerweise hat ein zu automatisierender Geschäftsprozess viele Transaktionen pro Tag und einen recht kurzen Prozess. Damit wird der Einsatz von RPA besonders wirtschaftlich. Roboter dagegen, die einmal im Monat 12 Buchungen durchführen, sind vermutlich kein spannender Business Case. Ebenfalls ist vorteilhaft, wenn an einer Transaktion möglichst wenig Zielsysteme beteiligt sind, mit denen die RPA interagieren soll.

Bei der Suche nach der Transaktion stellt sich oft heraus, dass hier nicht ein, sondern mehrere Prozesse automatisiert werden sollen. Dann sollten auch mehrere RPA-Prozesse implementiert werden, um die Übersicht zu behalten. Dabei kann es auch sein, dass in einem End-to-end-Prozess verschiedene Transaktionen nacheinander von mehreren RPA ausgeführt werden sollen.

Zum Beginn jeder Automatisierung werden die zu erledigenden Transaktionen zuerst in die Queue geschrieben. Ob dies nun mit einem Programm oder über ein Formular (HTML, SharePoint, Microsoft Access, was auch immer) gemacht wird ist dabei nicht so wichtig. Idealerweise triggert der Eintrag in die Queue dann den Roboter der die Transaktionen sofort bearbeitet.

In der Queue ist dann für jede Transaktion erkennbar, ob und wann und mit welchem Ergebnis sie vom Roboter bearbeitet wurde. Konnte eine Transaktion nicht durchgeführt werden und musste abgebrochen werden, so wird der Versuch ebenfalls notiert und die Transaktion zu einem späteren Zeitpunkt erneut probiert. Mit appetitlichen Dashboards kann sich der Fachbereich dann jederzeit einen Überblick verschaffen welche Transaktionen die RPA für sie erledigt hat.

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